オフィスの移転を業者に依頼するメリット｜委託会社選びのポイントを詳しく解説
「オフィス移転を検討しているが何から手をつければ良いか分からない」「どの業者を選べば良いか迷っている」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
オフィスを移転させるには、さまざまな手続きや工程が発生するため業者に委託するのがおすすめです。
そこで今回、オフィス移転を業者に依頼するメリットや選ぶ際のポイントについて紹介します。オフィス移転を検討している経営者や担当の方はぜひ参考にしてみてください。
オフィス移転を業者に委託するメリット
業者に委託するメリットは、主に以下の3つが挙げられます。
- オフィスにかかる工数を削減できる
- プロの目線でアドバイスがもらえる
- トラブルや抜け漏れを防げる
工数削減になったり、プロのアドバイスが受けられたりするため、オフィス移転が初めての場合や慣れていない場合は、業者に依頼するのがおすすめです。
オフィス移転にかかる工数を削減できる
依頼する業者によって委託できる業務の幅は異なりますが、多くの場合オフィス移転の際にかかる工数や労力を大幅に削減することができます。
業者に委託せず自社社員のみで作業をするとなると、通常業務をこなしながらオフィス移転に伴う慣れない作業を行うため時間がかかり、人件費がかさむ可能性があります。
一方、業者は専門的な知識やスキルを持っているため、スムーズに作業が進み効率的にオフィスを移転させることが可能です。オフィス移転を業者に委託することで、工数を削減できるだけでなく効率的に作業が進むため、結果的にコストを抑えられる場合があります。
プロの目線でアドバイスがもらえる
業者に委託することで、オフィス移転の際に必要な業務に対してプロの目線でアドバイスをもらうことができます。なぜ、プロ目線のアドバイスが必要なのかというと、オフィスを移転させるには物品などを運ぶ作業だけではないからです。
例えば、オフィス移転の際にスケジュール設定やレイアウト設定などの専門的な知識が必要な業務が多くあります。しかし、専門的な知識が必要な業務を慣れていない社員だけで行うと、時間が大幅にかかってしまいます。
また、業者を選ぶ際にはオフィス移転に関する実績が豊富な業者に委託することで、委託企業のノウハウを生かしながら効率的にオフィス移転を進めることができます。社員にかかる負担を抑えて、効率的にオフィス移転を検討するなら、業者に委託するのがおすすめです。
トラブルや抜け漏れを防げる
業者に委託することで、トラブルや手続きなどの抜け漏れを防ぐことができます。オフィス移転に関するタスクは豊富にあり、全てを自社のみで管理するのは難しいです。
しかし、オフィス移転を得意とする業者に委託することで、想定外のトラブルや抜け漏れを防ぐことが可能です。
例えば、自社の従業員のみで作業を行った場合、搬入・搬出のときにオフィスの壁や備品などを傷つけてしまうトラブルが発生してしまうことがあります。このような慣れない作業なども、業者に委託することでトラブルのリスクを下げ、迅速に作業してくれるため安全に行うことが可能です。
オフィス移転で依頼できる主な業務
オフィス移転を業者に委託するメリットが分かったところで、ここではオフィス移転で依頼できる主な業務について紹介します。依頼できる主な業務は、以下の6つが挙げられます。
- 新オフィスの選定
- 新オフィスのレイアウト・デザイン
- 各種工事（内装工事・原状回復工事）
- 設備・オフィス家具の手配
- 通信インフラの整備
- 引越・作業
依頼可能な業務は依頼する業者によって異なります。自社のオフィス移転では、どのような作業を依頼したいのか把握しておくことで、自社に合った業者を選定することが可能です。
新オフィスの選定
業者の主な業務の一つとして、自社に最適な新オフィスの選定があります。自社の規模や人数、希望する条件などを考慮し、最適な物件を提案してもらうことが可能です。
社内のみで新オフィスを検討するだけでなく、業者の第三者目線で物件探しのアドバイスをもらえます。オフィスの選定は、オフィス移転を行う上で、最も重要といえる業務です。新オフィス選定に失敗しないためにも、自社に最適な物件探しや第三者目線でのアドバイスを上手に活用してみると良いでしょう。
新オフィスのレイアウト・デザイン
オフィス移転前よりも効率的に仕事ができる環境を目指すためには、新オフィスのレイアウトやデザインは重要なポイントです。
業者は、オフィスをどのようにレイアウトすれば良いか移転業者ならではのノウハウを生かして設計を行います。そのため、自社の人数や規模、業務内容など、さまざまな事情を考慮した上で、新オフィスのレイアウトやデザインを提案してくれます。
各種工事（内装工事・原状回復工事）
仕事ができる環境にするための新オフィスの内装工事や、現オフィスの原状回復工事などの各種工事の管理を任せることが可能です。
内装工事とは、新オフィスを決定したレイアウトに変えるための工事です。原状回復工事とは、現オフィスが賃貸物件の場合、借りていた場所から退去し明け渡す前に契約前の状態に戻す工事のことを指します。
業者に委託することで、内装工事と原状回復工事に関わる工事業者をどこに依頼するか迷うことなく、工事業者の選定・打ち合わせ・施工指示まで一括で任せることができます。
どのような工事が必要なのかが分からないと、工事業者選びに時間がかかってしまうため、オフィス移転業者を活用することで効率的に進めることが可能です。
設備・オフィス家具の手配
オフィスの内装だけでなく仕事ができる環境を整えるため、新オフィスの設備やオフィス家具などの手配も必要です。業者に依頼すると、以下のような新オフィスに必要な設備やオフィス家具の選定・手配・配置までを一括で委託することが可能です。
- OA機器（PC、複合機など）
- デスク
- チェア
- キャビネット など
必要な物のサイズを測ったり、各メーカーの設備や家具を比較したりするなどの手間を減らすことができるため、工数削減にもつながります。
業者はオフィス移転を得意としているため、必要な設備やオフィス家具を理解していることによりスムーズに作業を進めることができます。
通信インフラの整備
電話回線工事やネット工事などの、通信インフラの整備も任せることができます。工事に関わる計画・業者選定・打ち合わせ・施工指示などの、専門知識が必要で、面倒な手続きを一括で委託することができるため依頼しておくと安心です。
通信インフラの環境整備に慣れていない場合や、手続きや工事手配が面倒な場合は、業者に一括して依頼するのがおすすめです。
引越・作業
業者に依頼することで、引越しに関する社内への説明会や引越しの作業指示、移転日当日のアテンドなど、オフィス移転に関する社内業務までを一貫して委託できます。
慣れないオフィス移転により社内が混乱してしまわないよう、業者がさまざまなサポートを行なってくれるため、通常業務への支障を最低限に抑えることが可能です。
オフィス移転の業者選定までのステップ
オフィス移転の業者選定までの主なステップは、以下の通りです。
- 依頼したいサービス内容を決める
- 委託費用の予算を決める
- 委託業者に見積もりを取る
- 委託業者を比較検討する
- 委託する業者を決定し、依頼する
まずはオフィス移転に関して、業者にどこまで依頼したいのかサービス内容を事前に決めておきます。そこから委託費用の予算を決め、委託業者に見積もりを取ります。
インターネットでも一括見積もりサービスを利用することができますが、正確な金額を知りたい場合は業者の担当者に来社してもらい、正式に見積もりを作成してもらうのがおすすめです。
見積もりを取った後は、他の委託業者と比較し検討します。予算やサービス内容が自社に最適な業者が見つかったら、委託する業者を決定し正式に依頼します。
オフィス業者を選ぶ際のポイント
オフィス移転業者の選定は、スムーズにオフィスの移転を完了させるために、重要なフェーズとなります。
業者を選ぶ際の、主なポイントには以下の4つが挙げられます。
- 依頼できる業務の幅で選ぶ
- 実績で選ぶ
- 価格で選ぶ
- サポート体制で選ぶ
業者選びに失敗しないためにも、以下で紹介するポイントをしっかりと押さえておくことが重要です。
依頼できる業務の幅で選ぶ
業者によって対応しているサービス内容に幅があるため、自社でどのようなことを依頼したいか明確にした上で業者を選ぶのが良いことを解説してください。
業者によって対応しているサービス内容に幅があるため、依頼できる業務の幅で選ぶことが重要です。例えば、大きく分けるとすると引っ越し専門業者やオフィス移転コンサルなどが挙げられます。
どのような内容を依頼したいかをあらかじめ明確にしておくことで、自社に最適な業者を選びやすくなります。それぞれの業者に得意とする分野があるため、事前に依頼したい内容などをしっかりと明確にしておきましょう。
実績で選ぶ
実績が豊富な業者は、専門的な知識やオフィス移転のノウハウを持っているため安心して委託することが可能です。オフィス移転に伴う業務には、スケジュール立てやレイアウト作成など、経験やノウハウが必要となる作業が多く存在します。
もし、オフィス移転の経験やノウハウがない会社の場合は、業者を選定する際に実績を見ることをおすすめします。実績を見ることで、その業者が持つ特徴や強みも確認することができるため調べておくと良いでしょう。
価格で選ぶ
サービス内容や実績が良くても、予算を超えてしまわないように価格を重視することも大切です。
価格を比較するためにも、複数の業者で見積もりを取っておくことをおすすめします。複数の見積もりを取っておくことにより、業者と金額交渉がスムーズに行えます。交渉の場で他社の見積金額を引き合いに出すことで、他社の金額よりも安い金額を提示してもらいやすくなるなど、交渉を優位に進めることが可能です。
ただし、安い価格にとらわれ過ぎてしまうと依頼するべきサービス内容が含まれていない可能性もあるため注意が必要です。
金額はサービス内容によって異なりますので、金額が依頼する内容と見合っているのかを精査する必要があります。
サポート体制で選ぶ
新オフィスに移転した後、想定外の問題やトラブルが発生する可能性があるため、業者のサポート体制を把握しておくことも安心につながります。
移転後の主なサポート内容としては、レイアウトを変更したくなった場合の活用などがあります。その他にも、移転後に備品を変更したりオフィス家具を追加するなどのアフターフォローサービスが充実した業者を選ぶと安心です。
新オフィスに移転後、業務を再開した際に気づく点もあるため、アフターフォローのサポート体制がしっかりしている業者を選ぶようにしましょう。
オフィス業者を決める前に求めることを明確に
オフィス移転では引っ越し作業のみでなく、さまざまな工程が発生し自社の社員のみで行うには負担が多く時間やコストがかかってしまいます。オフィス移転業者の活用はメリットが多く、専門知識やノウハウを生かしスムーズな移転作業が可能です。
オフィス業者選びに失敗しないためにも、あらかじめ「どのような業務を依頼したいのか」「自社の予算は」「他業者と見積もりを比較してみてどうか」などをしっかりと明確にしておくことが重要です。
また、依頼できる業務の幅や実績、価格、サポート体制などが自社に合った業者を選ぶようにしましょう。オフィス移転の業者を選ぶポイントを押さえ、効率的な新オフィス移転を検討してみてください。
