【DX商材・自社活用インタビュー】RECEPTIONIST 編 

iPad1台で、受付の“あの面倒”がなくなる

「誰か手の空いている人が対応する」を卒業。クラウド受付システム『RECEPTIONIST』を導入して分かった、来客対応を効率化する仕組み 

RECEPTIONISTとは？

iPad1台を受付に設置するだけで、来客対応を自動化できるクラウド受付システム。ゲストが画面をタップして担当者を選ぶと、ビジネスチャットを通じて担当者へ直接通知が届き、来客対応と来客データの記録・管理までを一気通貫でこなせる。

1. 導入前の背景・抱えていたリアルな社内課題

• 受付に人を配置する余裕がなく、来客のたびに「誰か手の空いている人が対応する」状態が常態化していた。

• そもそも来客の管理や記録を行う仕組みがなく、月間の来客数や来訪目的（商談・面接など）のデータを把握・振り返ることができていませんでした。 

• 担当者への取次連絡は内線や個別でのチャット送信、口頭伝達が中心で、担当者が離席していたり連絡に気づかなかったりすると取主に時間がかかり、ゲストを待たせてしまうことがありました。 

2. 数ある中で「RECEPTIONIST」を選んだ決定打

①受付係・取次対応が丸ごと不要に

ゲストの到着がビジネスチャットで担当者に直接通知され、取次対応を自動化できます。「受付業務を大幅に削減できる」という他社での豊富な導入実績があり、費用対効果を明確にイメージできたことが社内稟議を通す決め手になりました。 

②来客データが自動で記録・蓄積される

誰が・いつ・何の目的で来社したかが自動でデータ化されるため、これまで全く行えていなかった来客の管理や把握が無理なく行えるようになりました。月別の来客数の推移や、面接・商談といった来客目的の内訳なども簡単に振り返れる点が大きな魅力でした。 

③iPad1台で導入でき、運用がシンプル

大掛かりな工事や設備投資が不要で、iPadを1台設置するだけですぐに使い始められます。ITに詳しい担当者がいなくても運用できる手軽さも、導入のハードルを下げてくれました。

3. 利用社員へ突撃インタビュー！リアルな活用シーンと本音

Q1. 普段どんなタイミングで、どんな風に使っていますか？

お客様が来社された際、iPadの画面から担当者名を選んでいただいています。Google Chatに直接通知が飛んでくるので、自分のデスクにいても、会議室や外出先にいてもリアルタイムで来客に気づくことができます。」 

Q2. 導入されて、日々の業務はどう変わりましたか？

以前は来客があるたびに手を止めて対応していましたが、今は自分のタイミングで迎えに行けるようになりました。取次のためだけに誰かを探す、というやり取りがなくなったのは地味に大きいです。

Q3. この仕組みがあるアットオフィスについてどう思いますか？

「来客の方を待たせない仕組みがきちんと整っているのは、会社としての印象にもつながると思います。実際にお客様からも『スムーズですね』と言われることが増えました。」

4. 導入後に会社に起きたポジティブな変化

• 来客対応の属人化解消

特定の社員に取次業務が偏ることがなくなり、誰でも対応できる仕組みが定着しました。総務や若手社員が本来の業務を中断して代理対応する、という機会損失もなくなっています。

• 来客データの可視化・活用

来客数や来訪目的別の件数を月次で簡単に振り返れるようになり、社内報告や採用活動の振り返りにも活用できるようになりました。

• 企業としての印象・信頼性の向上 

受付での取次待ち時間を最小化することで、来訪者へ「業務のデジタル化・効率化に積極的な、ストレスフリーで好印象な企業」というメッセージを提供。企業のイメージアップや信頼感の獲得に貢献しています。 

5. アットオフィスからのメッセージ

私たちアットオフィスは、単にオフィス空間を設計・提供するだけでなく、そこで働く社員やオフィスを訪れるお客様にとって快適な環境づくりをセットで提案しています。

今回ご紹介した『RECEPTIONIST』は、弊社が紹介パートナーとして、御社の従業員数やご予算に合わせた最適な導入プランをご提案可能です。

「うちの受付にも合うか知りたい」

「まずはデモを見てみたい」

など、少しでも気になった方は、ぜひお気軽にご相談ください！

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